Werkzaamheden opschorten bij wanbetaling

Je bureau heeft de eerste mijlpaal op tijd opgeleverd. De klant was enthousiast. Je hebt de factuur verstuurd, 30 dagen betalingstermijn, en bent begonnen met de tweede fase.

Nu is het dag 45. De factuur is 15 dagen over tijd. Je bent halverwege de tweede fase van het project, betaalt je team uit eigen zak, en de klant reageert niet op e-mails over het openstaande bedrag.

Stop je met werken?

Dit is de moeilijkste vraag bij B2B-dienstverlening. Stop je te vroeg met werken, dan verpest je de relatie en loop je vrijwel zeker je geld mis. Blijf je doorwerken, dan riskeer je dubbele verliezen en fungeer je als renteloze bank voor je klant.

De meeste dienstverleners kiezen standaard voor "doorwerken en hopen", uit angst de klant boos te maken. Dit loopt vrijwel altijd slecht af.

Hier lees je hoe je strategisch omgaat met de beslissing om te stoppen met werken, inclusief je juridische rechten en de exacte communicatiestappen.

Het recht op opschorting

In Nederland geeft de wet B2B-leveranciers specifieke instrumenten om wanbetaling tegen te gaan. Hoewel de meeste mensen zich richten op het recht om wettelijke handelsrente of incassokosten via de BIK-staffel in rekening te brengen, is het opschortingsrecht vaak het krachtigste middel.

Wanneer een klant zijn deel van het contract niet nakomt (jou betalen), heb je over het algemeen het recht om jouw deel van het contract op te schorten (het werk uitvoeren).

Dit is echter geen automatische schakelaar die je zomaar kunt omzetten. Je kunt niet zomaar niet komen opdagen of een website offline halen zonder waarschuwing. Als je dat doet, kun je zelf contractbreuk plegen en aansprakelijk worden gesteld voor de schade die de klant daardoor lijdt.

De sleutel is de juiste kennisgeving. Je moet de klant in gebreke stellen, een redelijke laatste termijn geven om de achterstallige betaling te voldoen, en expliciet vermelden dat het werk stopt als de betaling uitblijft.

Stap 1: Stel vroegtijdig duidelijke grenzen

De grootste fout die ondernemers maken is dat ze pas over betalingsverwachtingen praten als een factuur al over de vervaldatum is. De basis voor het opschorten van werkzaamheden moet gelegd worden voordat het project begint.

Je algemene voorwaarden of contract moet een opschortingsclausule bevatten. Hierin moet duidelijk staan dat als een factuur X dagen over de vervaldatum is, de werkzaamheden worden gepauzeerd totdat de rekening is voldaan.

Deze clausule haalt de emotionele lading uit de beslissing. Tegen de tijd dat het zover is, maak je geen agressief dreigement; je volgt simpelweg het afgesproken proces.

Stap 2: Het progressieve waarschuwingssysteem

Ga niet direct van een vriendelijke herinnering naar een opschortingsbericht. De communicatie moet logisch escaleren.

Als de factuur op dag 30 vervalt:

Dag 35: Het voordeel van de twijfel Stuur een standaard herinnering. Ga ervan uit dat de factuur over het hoofd is gezien in de inbox. Nog geen woord over het stoppen van de werkzaamheden.

Dag 45: De stevige check-in Een directer bericht of telefoontje. Geef duidelijk aan dat de factuur over de vervaldatum is en vraag om een specifieke betaaldatum.

Dag 55: De vooraankondiging Hier verandert de toon. "Hoi [Naam], we naderen de grens van 30 dagen overtijd voor de factuur van fase één. Volgens onze afspraak kunnen we niet verder met fase twee als het saldo langer dan 30 dagen openstaat. We willen de vaart in dit project houden. Kun je bevestigen dat dit deze week wordt verwerkt?"

Stap 3: De formele ingebrekestelling

Als de factuur de drempel bereikt, moet je doorpakken. Lege dreigementen leren de klant dat je deadlines niet belangrijk zijn.

Het opschortingsbericht moet schriftelijk worden verstuurd, bij voorkeur in de vorm van een formele ingebrekestelling. Houd het professioneel en feitelijk. Ga niet klagen over je eigen cashflowproblemen.

"Beste [Naam],

Omdat de factuur voor fase één nu 30 dagen over de vervaldatum is, schorten we de werkzaamheden voor fase twee op vanaf morgenochtend.

We waarderen onze samenwerking en willen dit project graag voor je afronden. Zodra het saldo is voldaan, hervatten we het werk direct en passen we de uiteindelijke opleverdatum daarop aan.

Laat het me weten als je een kopie van de factuur of een betaallink nodig hebt."

Waarom bellen cruciaal is tijdens dit proces

E-mails zijn makkelijk te negeren. Een bericht over het stoppen van werk dat via e-mail wordt verstuurd, kan drie dagen ongelezen blijven liggen, met verdere verwarring en vertraging tot gevolg.

De beste manier om met een dreigende opschorting om te gaan, is door de klant te bellen voordat je de definitieve ingebrekestelling stuurt.

Een telefoontje verandert de dynamiek. Het dwingt de klant om de vertraging uit te leggen. Vaak ontdek je dan het echte probleem: een gebrek aan cashflow aan hun kant, een ontbrekend PO-nummer, of een geschil dat ze niet durfden aan te kaarten.

"Hoi [Naam], ik bel over de openstaande factuur. We zijn op het punt aanbeland waarop we volgens ons beleid het project moeten pauzeren, maar ik wilde je eerst even spreken om te kijken hoe we de boel draaiende kunnen houden."

Dit positioneert je als een partner die samen een probleem probeert op te lossen, in plaats van een tegenstander die eisen stelt.

De kosten van het laten bellen door je team

Het probleem is dat accountmanagers of projectleiders een hekel hebben aan dit soort gesprekken. Ze willen zich focussen op het werk, niet achter geld aan zitten. De persoon die de klantrelatie beheert ook de rol van incassobureau laten vervullen, zorgt voor frictie.

Daarom vermijden veel bedrijven de telefoon volledig en vertrouwen ze op geautomatiseerde e-mails die genegeerd worden totdat de situatie escaleert in een volledige stopzetting van het project.

Dunwise lost dit specifieke probleem op. Onze AI voice agent beheert de telefoongesprekken voor je debiteurenbeheer. Ze neemt automatisch contact op wanneer facturen je drempelwaarden passeren. Ze kan een beleefd, professioneel gesprek met de klant voeren, achterhalen waarom de betaling vertraagd is, en zelfs tijdens het gesprek direct een betaallink via sms naar hun telefoon sturen.

Het neemt de last weg bij je team en zorgt ervoor dat de nodige gesprekken plaatsvinden voordat je de drastische beslissing moet nemen om de werkzaamheden op te schorten.