Zo stel je een B2B-kredietbeleid op tegen wanbetaling

Een nieuwe klant tekent. Je bent enthousiast over het project. De klant vraagt om betaling op factuur met 30 dagen. Je zegt ja zonder erbij na te denken.

Zes weken later jaag je een factuur van EUR 15.000 na die twee weken geleden al betaald had moeten zijn. De klant is "ermee bezig." Ondertussen moet je vrijdag de salarissen overboeken.

Dit gebeurt omdat de meeste B2B-bedrijven krediet verlenen op gevoel. De klant lijkt betrouwbaar, het project is echt, en vooraf om betaling vragen voelt ongemakkelijk als iedereen in je branche op factuur werkt. Maar "lijkt betrouwbaar" is geen kredietbeleid. En het overgrote deel van de Nederlandse mkb'ers heeft te maken met te late betalingen.

Wat een kredietbeleid precies is

Een kredietbeleid is een set regels die bepaalt wie betaaltermijnen krijgt, welke termijnen dat zijn, en wat er gebeurt als er niet op tijd betaald wordt. Dat is het. Het hoeft geen document van 30 pagina's te zijn. Voor de meeste mkb-bedrijven is het een A4'tje dat drie vragen beantwoordt:

1. Hoe beslissen we of een nieuwe klant op krediet mag kopen?
2. Welke betaaltermijnen krijgt elke klant?
3. Wat is ons proces als een factuur niet op tijd betaald wordt?

Als je niet alle drie meteen kunt beantwoorden, heb je geen kredietbeleid. Dan verleng je krediet op onderbuikgevoel. En zo ontstaan oninbare vorderingen.

Waarom de meeste mkb'ers deze stap overslaan

Laten we eerlijk zijn over waarom kredietbeleid bij kleine bedrijven zeldzaam is.

Ten eerste voelt het overdreven. Als je 20 klanten hebt, lijkt een formeel beleid iets voor bedrijven met een financiele afdeling.

Ten tweede voelt het vijandig. Een kredietcheck uitvoeren op een nieuwe klant kan overkomen alsof je hun integriteit in twijfel trekt voordat de relatie begonnen is.

Ten derde leert niemand je hoe. De opleiding dekt financiele theorie. Niet "hoe vraag je beleefd aan een nieuwe klant om een kredietaanvraag in te vullen voordat je begint met werken."

Maar dit is wat er zonder kredietbeleid gebeurt: een klein maar significant deel van de gefactureerde B2B-omzet wordt nooit geind. Op een gemiddeld mkb-bedrijf kan dat al snel oplopen tot duizenden euro's per jaar. Niet te laat. Nooit betaald.

De kredietcheck: eenvoudiger dan je denkt

Je hebt geen financiele afdeling nodig om de kredietwaardigheid van een klant te beoordelen. Voor de meeste B2B-mkb'ers bestaat een basischeck uit drie onderdelen.

Een kredietaanvraagformulier. Vraag de klant voor je betaaltermijnen aanbiedt om een simpel formulier in te vullen: officiële handelsnaam, KvK-nummer, twee of drie handelsreferenties (andere leveranciers die ze op tijd betalen), bankreferentie, en de naam van de contactpersoon voor de crediteurenadministratie.

Dit formulier heeft twee functies. Het geeft je data om te verifieren. En het signaleert dat je betaling serieus neemt. Klanten die bezwaar maken tegen een formulier van een pagina vertellen je iets.

Een bedrijfskredietrapport. Via het KvK Handelsregister kun je basale bedrijfsinformatie opvragen: wie de bestuurders zijn, of er jaarrekeningen zijn gedeponeerd, en of er recente wijzigingen zijn in de bedrijfsstructuur. Voor een volledige kredietbeoordeling bieden partijen als GraydonCreditsafe, Dun & Bradstreet Nederland en Atradius kredietrapporten met een risicoscore, betaalgedrag bij andere leveranciers en een aanbevolen kredietlimiet. Een enkel rapport kost doorgaans EUR 20 tot 50. Dat is een fractie van de kosten van een onbetaalde factuur.

Handelsreferenties checken. Bel de referenties die de klant heeft opgegeven en stel twee vragen: hoe lang zijn ze al klant, en betalen ze op tijd? Als twee van de drie referenties melden dat er structureel te laat betaald wordt, dan heb je je antwoord.

Gestaffelde betaaltermijnen: het model dat alles verandert

De grootste praktische verbetering die de meeste bedrijven kunnen doorvoeren is de overstap van "iedereen krijgt 30 dagen" naar gedifferentieerde betaaltermijnen op basis van risico.

Nieuwe klanten zonder betaalhistorie: 14 dagen, of betaling bij levering. Sommige bedrijven vragen 50% vooruit bij eerste opdrachten. Dat is niet ongebruikelijk. Het is standaardpraktijk in de bouw, groothandel en uitzendbranche.

Bestaande klanten met consistent betaalgedrag: 30 dagen. Dit is de standaard B2B-termijn, verdiend door bewezen betrouwbaarheid.

Grote, langlopende klanten met een uitstekend trackrecord: 45 of 60 dagen. Langere termijnen zijn een privilege, geen standaard. Reserveer ze voor klanten die het vertrouwen hebben verdiend.

Klanten met een slechte kredietscore of een historie van late betalingen: Betaling bij levering of vooraf. Geen uitzonderingen. Een eerlijk gesprek vooraf is beter dan 90 dagen een factuur najagen.

Het kernpunt: betaaltermijnen zijn een zakelijk instrument, geen vast branchegebruik. De klant die EUR 200.000 per jaar waard is en altijd op dag 28 betaalt, heeft andere voorwaarden verdiend dan de klant die vorige maand zijn eerste bestelling plaatste.

Kredietlimieten: hoeveel risico is te veel

Elke klant zou een kredietlimiet moeten hebben, ook je beste klanten. Een kredietlimiet is het maximale openstaande saldo dat je toestaat voordat je nieuw werk of leveringen pauzeert.

Een eenvoudige formule: stel de kredietlimiet in op de gemiddelde maandelijkse orderwaarde maal twee. Als een klant normaal EUR 10.000 per maand bestelt, is de kredietlimiet EUR 20.000. Als het openstaande saldo dat bedrag bereikt, gaan er geen nieuwe orders uit totdat er betaald is.

Dit beschermt je tegen het scenario waarin de financiele situatie van een goede klant verslechtert terwijl je exposure ongemerkt groeit. Tegen de tijd dat de facturen niet meer betaald worden, sta je niet voor EUR 10.000. Je staat voor EUR 60.000.

Wat er gebeurt als iemand niet betaalt

Je kredietbeleid heeft een escalatieproces nodig. Niet omdat je agressief wilt zijn, maar omdat onduidelijkheid de vijand is van je cashflow.

Een helder escalatietraject:

• Dag 1 na vervaldatum: Automatische betalingsherinnering
• Dag 7: Telefonisch contact. Vriendelijk, informatief. Is er een probleem met de factuur?
• Dag 14: Tweede belpoging. Directer. Vraag om een concrete betaaldatum.
• Dag 30: Formele aanmaning met verwijzing naar je betaalvoorwaarden en de wettelijke handelsrente
• Dag 45: Krediettoegang geblokkeerd. Geen nieuwe orders of opdrachten totdat het saldo is voldaan.
• Dag 60: Ingebrekestelling met een deadline voordat je het incassotraject start
• Dag 90+: Beslismoment. Betalingsregeling, incassobureau, kantonrechter of afschrijven, afhankelijk van het bedrag en de omstandigheden.

Het belangrijkste is dat dit proces bestaat voordat je het nodig hebt. Als een factuur vervalt, hoef je niet te improviseren. Je volgt het proces.

Het gesprek dat nieuwe klanten juist respecteren

Ondernemers zijn bang dat een kredietbeleid klanten afschrikt. Het tegendeel is waar. Professionele klanten verwachten het.

Bij het onboarden van een nieuwe klant klinkt het gesprek als volgt: "Voordat we van start gaan, stuur ik onze standaard kredietaanvraag. Simpel formulier, een pagina. We doen dit bij alle nieuwe accounts. Zodra dat verwerkt is, stellen we je betaalvoorwaarden in en kun je aan de slag."

Dat is het. Geen ongemak. Geen excuses. Gewoon een professioneel proces.

Klanten die flink bezwaar maken tegen een basiskredietaanvraag zijn precies de klanten die je zorgvuldiger moet screenen, niet minder.

Het kredietbeleid voorkomt problemen. Dunwise regelt de rest.

Een kredietbeleid verkleint je risico op oninbare vorderingen. Het zorgt ervoor dat je alleen betaaltermijnen aanbiedt aan klanten die waarschijnlijk betalen. Het creert een kader voor consistente escalatie als facturen vervallen.

Maar zelfs met het beste kredietbeleid gaan facturen soms over de vervaldatum. Goede klanten hebben tijdelijke cashflowproblemen. Administratieve processen lopen vast. Goedkeuringen blijven hangen.

Daar neemt Dunwise het over. Je kredietbeleid bepaalt wie betaaltermijnen krijgt. Dunwise zorgt dat die termijnen worden nagekomen. De agent volgt je escalatietraject automatisch: de vriendelijke check-in op dag 7, het directe gesprek op dag 30, de ingebrekestelling op dag 60. Elke factuur, elke fase, elke keer.

Preventie en opvolging. Het een voorkomt dat oninbare vorderingen zich opstapelen. Het ander zorgt dat goede klanten op tijd betalen.

Wil je zien hoe het samenwerkt? Plan een demo en ervaar zelf een Dunwise-incassogesprek.