Cómo crear una política de crédito B2B eficaz

Un nuevo cliente firma. Estás entusiasmado con el proyecto. Te pide pago a 30 días. Aceptas sin pensarlo dos veces.

Seis semanas después, estás persiguiendo una factura de 15,000 euros que venció hace dos semanas. El cliente "está en ello". Mientras tanto, tú necesitas cubrir nóminas el viernes.

Esto pasa porque la mayoría de las empresas B2B conceden crédito por instinto. El cliente parece legítimo, el proyecto es real, y pedir el pago por adelantado resulta incómodo cuando todos en tu sector ofrecen plazos. Pero "parece legítimo" no es una política de crédito. Y en España, la morosidad empresarial sigue siendo uno de los mayores problemas para las pymes: el plazo medio de pago real supera los 80 días, muy por encima de los 60 que permite la ley.

Qué es realmente una política de crédito

Una política de crédito es un conjunto de reglas que determinan a quién le das condiciones de pago aplazado, qué condiciones recibe y qué pasa cuando no paga. Nada más. No necesita ser un documento de 30 páginas. Para la mayoría de las pymes, es una sola página que responde tres preguntas:

1. ¿Cómo decidimos si ofrecemos crédito a un nuevo cliente?
2. ¿Qué condiciones de pago recibe cada cliente?
3. ¿Cuál es nuestro proceso cuando una factura vence y no se paga?

Si no puedes responder las tres ahora mismo, no tienes una política de crédito. Estás dando crédito a ojo. Y así es como se acumula la morosidad.

Por qué la mayoría de las pymes se saltan este paso

Seamos honestos sobre por qué las políticas de crédito son raras en las pequeñas empresas.

Primero, parece excesivo. Cuando tienes 20 clientes, una política formal suena a algo para empresas con departamento financiero.

Segundo, parece hostil. Consultar la solvencia de un nuevo cliente puede dar la impresión de que cuestionas su integridad antes de empezar la relación.

Tercero, nadie te enseña cómo hacerlo. La universidad cubre teoría financiera. No cubre "cómo pedirle educadamente a un nuevo cliente que rellene una solicitud de crédito antes de empezar a trabajar".

Pero esto es lo que pasa sin una política: la deuda incobrable supone entre el 5 y el 8% de la facturación B2B. Para una empresa que factura 500,000 euros al año, eso son entre 25,000 y 40,000 euros facturados y nunca cobrados. No con retraso. Nunca.

La verificación de solvencia: más sencilla de lo que crees

No necesitas un departamento financiero para evaluar la solvencia de un cliente. Para la mayoría de las pymes B2B, una verificación básica implica tres cosas.

Un formulario de solicitud de crédito. Antes de dar condiciones de pago aplazado, pide al cliente que rellene un formulario sencillo: denominación social, CIF, dos o tres referencias comerciales (otros proveedores a los que paga puntualmente), referencia bancaria y el nombre de la persona responsable de pagos.

Este formulario cumple dos funciones. Te da información que puedes verificar. Y transmite que te tomas los pagos en serio. Los clientes que rechazan un formulario de una página te están diciendo algo.

Un informe de solvencia empresarial. Servicios como Informa D&B, Axesor o Experian España ofrecen informes crediticios sobre empresas registradas. Incluyen calificación crediticia, historial de pagos con otros proveedores e información del Registro Mercantil. Para importes mayores, puedes consultar la CIRBE del Banco de España, que recoge las exposiciones crediticias superiores a 9,000 euros. Un informe básico suele costar entre 20 y 50 euros. Eso es una fracción de lo que cuesta una sola factura impagada.

Verificación de referencias comerciales. Llama a las referencias que te dio el cliente y haz dos preguntas: cuánto tiempo llevan como cliente y si pagan puntualmente. Si dos de tres referencias reportan pagos tardíos de forma recurrente, ya tienes tu respuesta.

Condiciones escalonadas: el sistema que lo cambia todo

La mejora práctica más importante que puede hacer una empresa es pasar de "todos pagan a 30 días" a condiciones de pago escalonadas según el nivel de riesgo.

Clientes nuevos sin historial de pago: Pago a 15 días, o pago contra entrega. Algunas empresas exigen el 50% por adelantado para nuevos clientes. Esto no es raro. Es práctica habitual en construcción, distribución y servicios profesionales.

Clientes consolidados con historial de pago puntual: Pago a 30 días. Es la condición estándar en B2B, ganada mediante fiabilidad demostrada.

Clientes de gran volumen con largo historial y trayectoria excelente: Pago a 45 o 60 días. Recuerda que la Ley 15/2010 establece un máximo legal de 60 días para pagos entre empresas en España. Las condiciones extendidas son un privilegio, no un punto de partida. Resérvalas para clientes que se lo hayan ganado.

Clientes con mala solvencia o historial de impagos: Pago contra entrega o pago por adelantado. Sin excepciones. Una conversación sincera al principio es mejor que perseguir una factura durante 90 días.

La clave: las condiciones de pago son una herramienta de negocio, no un estándar inamovible del sector. El cliente que te factura 200,000 euros al año y paga el día 28 sin falta merece condiciones diferentes que el cliente que hizo su primer pedido el mes pasado.

Límites de crédito: cuánta exposición es demasiada

Cada cliente debería tener un límite de crédito, incluso los mejores. Un límite de crédito es el saldo máximo pendiente que permites antes de pausar nuevos trabajos o envíos.

Una fórmula sencilla: fija el límite de crédito en el valor medio del pedido mensual multiplicado por dos. Si un cliente pide habitualmente 10,000 euros al mes, su límite de crédito es de 20,000 euros. Si su saldo pendiente alcanza esa cifra, no se envían nuevos pedidos hasta que se reciba el pago.

Esto te protege del escenario en el que la situación de un buen cliente se deteriora y tu exposición crece sin que te des cuenta. Para cuando las facturas dejan de pagarse, no te deben 10,000 euros. Te deben 60,000.

Qué pasa cuando alguien no paga

Tu política de crédito necesita un proceso de escalado. No porque quieras ser agresivo, sino porque la ambigüedad es el enemigo del flujo de caja.

Un cronograma de escalado sencillo:

• Día 1 después del vencimiento: Recordatorio de pago automático
• Día 7: Llamada telefónica. Amable, para recabar información. ¿Hay algún problema con la factura?
• Día 14: Segunda llamada. Más directa. Solicitar una fecha de pago concreta.
• Día 30: Carta de reclamación formal, haciendo referencia a tus condiciones de pago y a los intereses de demora previstos en la Ley 3/2004.
• Día 45: Suspensión de crédito. No se aceptan nuevos pedidos ni trabajos hasta que se resuelva el saldo.
• Día 60: Burofax como último aviso antes de derivar a cobro externo.
• Día 90+: Punto de decisión. Plan de pago, procedimiento monitorio o provisión por incobrable, según el importe y las circunstancias.

Lo importante es que este proceso exista antes de que lo necesites. Cuando una factura vence, no deberías improvisar. Deberías seguir el proceso.

La conversación que los nuevos clientes respetan

Los empresarios temen que una política de crédito espante a los clientes. Sucede lo contrario. Los clientes profesionales lo esperan.

Al incorporar un nuevo cliente, la conversación suena así: "Antes de empezar, te envío nuestra solicitud de crédito estándar. Es rápida, una sola página. Lo hacemos con todas las cuentas nuevas. Una vez procesada, configuramos tus condiciones de pago y listo."

Eso es todo. Sin incomodidad. Sin disculpas. Solo un proceso profesional.

Los clientes que se resisten a un formulario básico de solicitud de crédito son exactamente los que deberías verificar con más cuidado, no con menos.

La política de crédito previene problemas. Dunwise se encarga del resto.

Una política de crédito reduce tu exposición a la morosidad. Garantiza que solo des condiciones aplazadas a clientes que probablemente van a pagar. Crea un marco para un proceso de escalado consistente cuando una factura vence.

Pero incluso con la mejor política de crédito, las facturas siguen venciendo sin cobrarse. Buenos clientes pasan por problemas temporales de liquidez. Los procesos administrativos se atascan. Las aprobaciones se retrasan.

Ahí es donde entra Dunwise. Tu política de crédito decide quién recibe condiciones de pago. Dunwise se asegura de que esas condiciones se cumplan. El agente sigue tu cronograma de escalado de forma automática: la consulta amable a los 7 días, la conversación directa a los 30, el aviso formal a los 60. Cada factura, cada fase, siempre.

Prevención y seguimiento. Uno evita que la morosidad se acumule. El otro consigue que los buenos clientes paguen a tiempo.

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