B2B-Kreditrichtlinie erstellen und Zahlungsausfälle vermeiden

Ein neuer Kunde unterschreibt. Sie freuen sich über den Auftrag. Der Kunde fragt nach Zahlungsziel 30 Tage. Sie stimmen zu, ohne nachzudenken.

Sechs Wochen später jagen Sie einer Rechnung über 15.000 Euro hinterher, die seit zwei Wochen fällig ist. Der Kunde "kümmert sich darum." Gleichzeitig müssen Sie am Freitag die Gehälter überweisen.

Das passiert, weil die meisten B2B-Unternehmen Zahlungsziele nach Bauchgefühl vergeben. Der Kunde wirkt seriös, der Auftrag ist real, und nach Vorkasse zu fragen fühlt sich seltsam an, wenn alle anderen in der Branche Zahlungsziele anbieten. Aber "wirkt seriös" ist keine Kreditrichtlinie. Und in Deutschland werden über 50% der B2B-Rechnungen nicht innerhalb der vereinbarten Frist bezahlt.

Was eine Kreditrichtlinie tatsächlich ist

Eine Kreditrichtlinie ist ein Regelwerk, das festlegt, wer Zahlungsziele bekommt, welche Bedingungen gelten und was passiert, wenn nicht gezahlt wird. Mehr nicht. Es muss kein 30-seitiges Dokument sein. Für die meisten KMU reicht eine Seite, die drei Fragen beantwortet:

1. Wie entscheiden wir, ob ein neuer Kunde ein Zahlungsziel bekommt?
2. Welche Zahlungsbedingungen bekommt welcher Kunde?
3. Was ist unser Prozess, wenn eine Rechnung überfällig wird?

Wenn Sie nicht alle drei sofort beantworten können, haben Sie keine Kreditrichtlinie. Sie vergeben Zahlungsziele nach Gefühl. Und genau so entstehen Forderungsausfälle.

Warum die meisten KMU diesen Schritt überspringen

Seien wir ehrlich, warum Kreditrichtlinien in kleinen Unternehmen selten sind.

Erstens fühlt es sich übertrieben an. Wenn Sie 20 Kunden haben, wirkt eine formelle Richtlinie wie etwas für Unternehmen mit eigener Finanzabteilung.

Zweitens wirkt es konfrontativ. Eine Bonitätsprüfung beim neuen Kunden kann so wirken, als würden Sie dessen Integrität infrage stellen, bevor die Geschäftsbeziehung überhaupt begonnen hat.

Drittens zeigt es Ihnen niemand. Im Studium lernt man Finanztheorie. Aber nicht, wie man einen neuen Kunden höflich bittet, vor Auftragsstart einen Kreditantrag auszufüllen.

Aber Folgendes passiert ohne Richtlinie: Forderungsausfälle betragen im Durchschnitt einige Prozent des B2B-Rechnungsvolumens. Bei einem Unternehmen mit nennenswertem Jahresumsatz summiert sich das schnell zu Zehntausenden Euro, die in Rechnung gestellt und nie bezahlt werden. Nicht verspätet. Nie.

Die Bonitätsprüfung: einfacher als gedacht

Sie brauchen keine Finanzabteilung, um die Bonität eines Kunden zu bewerten. Für die meisten B2B-KMU umfasst eine einfache Bonitätsprüfung drei Schritte.

Ein Kreditantragsformular. Bevor Sie ein Zahlungsziel gewähren, bitten Sie den Kunden, ein einfaches Formular auszufüllen: vollständiger Firmenname, Handelsregisternummer, zwei bis drei Handelsreferenzen (andere Lieferanten, bei denen pünktlich gezahlt wird), Bankverbindung und der Name des Ansprechpartners in der Buchhaltung.

Dieses Formular hat zwei Zwecke. Es gibt Ihnen Daten zur Überprüfung. Und es signalisiert, dass Sie Zahlungen ernst nehmen. Kunden, die schon bei einem einseitigen Formular abwinken, sagen Ihnen damit etwas.

Eine Wirtschaftsauskunft. Auskunfteien wie Creditreform, Bisnode oder Bürgel liefern Bonitätsberichte über eingetragene Unternehmen. Diese enthalten einen Bonitätsindex, Zahlungserfahrungen anderer Lieferanten und öffentliche Einträge wie Mahnbescheide oder Insolvenzverfahren. Ein einzelner Bericht kostet in der Regel 20 bis 50 Euro. Das ist ein Bruchteil der Kosten einer einzigen unbezahlten Rechnung. Ergänzend lohnt sich ein Blick ins Handelsregister und den Bundesanzeiger, wo veröffentlichungspflichtige Jahresabschlüsse einsehbar sind. Bei Einzelunternehmen kann auch eine SCHUFA-Auskunft sinnvoll sein.

Handelsreferenzen prüfen. Rufen Sie die Referenzen an, die der Kunde angegeben hat, und stellen Sie zwei Fragen: Wie lange ist das Unternehmen bereits Kunde, und wird pünktlich gezahlt? Wenn zwei von drei Referenzen von regelmäßig verspäteten Zahlungen berichten, haben Sie Ihre Antwort.

Gestaffelte Zahlungsbedingungen: der Rahmen, der alles verändert

Die größte praktische Verbesserung, die die meisten Unternehmen umsetzen können, ist der Wechsel von "jeder bekommt 30 Tage Zahlungsziel" zu gestaffelten Zahlungsbedingungen nach Risiko.

Neukunden ohne Zahlungshistorie: 15 Tage Zahlungsziel oder Zahlung bei Lieferung. Manche Unternehmen verlangen bei Erstkunden 50% Anzahlung. Das ist nicht ungewöhnlich. Im Baugewerbe, im Großhandel und in der Personaldienstleistung ist es Standardpraxis.

Bestandskunden mit konstant pünktlicher Zahlung: 30 Tage Zahlungsziel. Das ist die Standard-B2B-Frist, verdient durch nachgewiesene Zuverlässigkeit.

Großkunden mit langfristiger Beziehung und exzellenter Zahlungsmoral: 45 oder 60 Tage Zahlungsziel. Verlängerte Fristen sind ein Privileg, kein Standard. Reservieren Sie sie für Kunden, die sich das Vertrauen verdient haben. Beachten Sie: Gemäß der EU-Richtlinie gegen Zahlungsverzug sollten 60 Tage nur in Ausnahmefällen vereinbart werden.

Kunden mit schlechter Bonität oder einer Vorgeschichte verspäteter Zahlungen: Zahlung bei Lieferung oder Vorkasse. Ohne Ausnahme. Ein ehrliches Gespräch im Vorfeld ist besser, als 90 Tage lang einer Rechnung hinterherzulaufen.

Die entscheidende Erkenntnis: Zahlungsbedingungen sind ein Geschäftsinstrument, kein fester Branchenstandard. Der Kunde mit 200.000 Euro Jahresumsatz, der jeden Monat am Tag 28 pünktlich zahlt, hat sich andere Konditionen verdient als der Kunde, der letzten Monat erstmals bestellt hat.

Kreditlimits: Wie viel Risiko ist zu viel?

Jeder Kunde sollte ein Kreditlimit haben, auch Ihre besten. Ein Kreditlimit ist der maximale offene Saldo, den Sie zulassen, bevor Sie neue Aufträge oder Lieferungen pausieren.

Eine einfache Formel: Setzen Sie das Kreditlimit auf den durchschnittlichen monatlichen Bestellwert mal zwei. Wenn ein Kunde normalerweise 10.000 Euro pro Monat bestellt, beträgt sein Kreditlimit 20.000 Euro. Wenn sein offener Saldo diese Summe erreicht, werden keine neuen Aufträge ausgeliefert, bis eine Zahlung eingegangen ist.

Das schützt Sie vor dem Szenario, in dem sich die Geschäftslage eines guten Kunden verschlechtert und Ihr Risiko wächst, ohne dass Sie es bemerken. Bis die Rechnungen nicht mehr bezahlt werden, schuldet Ihnen der Kunde nicht 10.000 Euro. Es sind 60.000.

Was passiert, wenn jemand nicht zahlt

Ihre Kreditrichtlinie braucht einen Eskalationsprozess. Nicht weil Sie aggressiv sein wollen, sondern weil Unklarheit der Feind des Cashflows ist.

Ein einfacher Eskalationsfahrplan:

• Tag 1 nach Fälligkeit: Automatische Zahlungserinnerung
• Tag 7: Telefonanruf. Freundlich, klärend. Gibt es ein Problem mit der Rechnung?
• Tag 14: Zweiter Anruf. Direkter. Bitte um ein konkretes Zahlungsdatum.
• Tag 30: Formelle Mahnung mit Verweis auf Ihre Zahlungsbedingungen und Verzugsfolgen. Ab diesem Zeitpunkt greift gemäß BGB § 286 der Verzug automatisch, sofern ein Zahlungstermin vereinbart war. Dann stehen Ihnen Verzugszinsen (Basiszinssatz + gesetzlicher Aufschlag) und die gesetzliche Mahnpauschale zu.
• Tag 45: Kreditsperre. Keine neuen Aufträge, bis der offene Saldo beglichen ist.
• Tag 60: Letzte Mahnung mit Fristsetzung vor externem Inkasso
• Tag 90+: Entscheidungspunkt. Ratenzahlung, Inkassounternehmen, gerichtliches Mahnverfahren (Mahnbescheid) oder Abschreibung, je nach Betrag und Umständen.

Das Wichtige ist, dass dieser Prozess existiert, bevor Sie ihn brauchen. Wenn eine Rechnung überfällig wird, sollten Sie nicht improvisieren. Sie sollten dem Prozess folgen.

Das Gespräch, das Neukunden tatsächlich respektieren

Unternehmer befürchten, dass eine Kreditrichtlinie Kunden abschreckt. Das Gegenteil ist der Fall. Professionelle Kunden erwarten es.

Beim Onboarding eines neuen Kunden klingt das Gespräch so: "Bevor wir loslegen, schicke ich Ihnen unseren Standard-Kreditantrag. Er ist schnell ausgefüllt, eine Seite. Das machen wir bei allen neuen Geschäftspartnern so. Sobald das erledigt ist, legen wir Ihre Zahlungsbedingungen fest und dann kann es losgehen."

Das war es. Kein unangenehmes Moment. Keine Entschuldigung. Einfach ein professioneller Prozess.

Kunden, die bei einem einfachen Kreditantrag massiv Widerstand leisten, sind genau die, die Sie gründlicher prüfen sollten, nicht weniger.

Die Kreditrichtlinie verhindert Probleme. Dunwise kümmert sich um den Rest.

Eine Kreditrichtlinie reduziert Ihr Forderungsausfallrisiko. Sie stellt sicher, dass Sie nur Kunden Zahlungsziele gewähren, die voraussichtlich auch zahlen. Sie schafft einen Rahmen für konsequente Eskalation, wenn Rechnungen überfällig werden.

Aber selbst mit der besten Kreditrichtlinie werden Rechnungen überfällig. Gute Kunden geraten in vorübergehende Liquiditätsengpässe. Verwaltungsprozesse stocken. Freigaben bleiben liegen.

Genau hier setzt Dunwise an. Ihre Kreditrichtlinie bestimmt, wer Zahlungsziele bekommt. Dunwise sorgt dafür, dass diese eingehalten werden. Der Agent folgt Ihrem Eskalationsfahrplan automatisch: die freundliche Nachfrage nach 7 Tagen, das direkte Gespräch nach 30, die formelle Mahnung nach 60. Jede Rechnung, jede Stufe, jedes Mal.

Prävention und Nachverfolgung. Das eine verhindert, dass sich Forderungsausfälle aufbauen. Das andere sorgt dafür, dass gute Kunden pünktlich zahlen.

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